Telt een pdf-factuur per mail nog mee?

Nee. Een pdf die je per mail verstuurt, geldt niet als gestructureerde elektronische factuur. Je facturen moeten via het Peppol-netwerk de deur uit en binnenkomen, in een formaat als Peppol BIS (UBL). Het oude vangnet Hermes, dat e-facturen voor je omzette naar pdf, bestaat niet meer.

Moet ik zelf rechtstreeks op het Peppol-netwerk aansluiten?

Voor een kmo is dat geen realistische optie. Het verkeer loopt via een erkend toegangspunt, een access point, dat je eigen software via een API aanspreekt. Belgische partijen als Billit, Scrada, Flowin en Recommand bieden zo'n toegangspunt aan.

Hoelang duurt een Peppol-koppeling voor bestaande maatwerksoftware?

Voor een bestaande applicatie met een ordentelijk datamodel reken je doorgaans op enkele weken werk. Het werk valt uiteen in drie stukken: uitgaande facturen omzetten en versturen, inkomende facturen verwerken, en je onderneming registreren en controleren. Zit je data rommelig, dan loopt dat op.

Vallen kleine ondernemingen met btw-vrijstelling ook onder de verplichting?

Ja. Ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling moeten gestructureerd factureren via Peppol. Facturen aan particulieren blijven er wel buiten, net als enkele specifieke uitzonderingen. Twijfel je over jouw situatie, check het dan bij je boekhouder.

Digitale factuur op een navyblauw vlak, met groene lijnen die de verzending via Peppol voorstellen.

E-facturatie via Peppol: zo maak je je eigen software klaar

14 april 2026 · Olivier Coolen

Bijgewerkt op 29 juni 2026

Ja, sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen via Peppol, en dat geldt evengoed voor wie op eigen software draait. De tolerantieperiode liep af op 31 maart 2026, dus factureer je vandaag nog vanuit Word, Excel of een eigen systeem zonder Peppol-koppeling, dan riskeer je boetes. Het goede nieuws voor wie eigen software draait: zo'n koppeling bouwen is een afgebakend, overzichtelijk project.

Wat is er sinds 1 januari 2026 precies verplicht?

Alle facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten sinds dan gestructureerd elektronisch verstuurd én ontvangen worden, zo stelt efactuur.belgium.be. De standaard is Peppol BIS, een UBL-formaat dat over het Peppol-netwerk loopt. Een pdf per mail telt dus niet als elektronische factuur. Wat daarbij vaak fout wordt uitgelegd:

Ook kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (omzet tot €25.000) vallen onder de verplichting. Veel artikels beweren het omgekeerde; de officiële pagina is er nochtans duidelijk over.
Een ander formaat afspreken mag (zolang het aan de Europese norm EN 16931 voldoet), maar je moet hoe dan ook via Peppol kunnen versturen en ontvangen.
Facturen aan particulieren (B2C) vallen buiten de verplichting, net als enkele uitzonderingen zoals ondernemingen met uitsluitend vrijgestelde activiteiten.

Het vangnet Hermes, dat e-facturen omzette naar pdf voor wie nog niet aangesloten was, werd op 31 december 2025 stopgezet. Er is dus geen omweg meer.

Welke boetes riskeer je zonder Peppol?

Er bestaan twee aparte sancties, die geregeld door elkaar gehaald worden. Heb je geen technische middelen om e-facturen te versturen of te ontvangen, dan loopt de boete op van €1.500 bij een eerste inbreuk tot €5.000 vanaf de derde. Een niet-conforme factuur kost je daarnaast €25 tot €250 per stuk.

Geen technische middelen om e-facturen te versturen of te ontvangen: €1.500 bij een eerste inbreuk, €3.000 bij een tweede en €5.000 vanaf de derde, telkens met minstens drie maanden tussen twee vaststellingen. Een voorafgaande waarschuwing is niet vereist (Wolters Kluwer).
Niet-conforme facturen (verkeerde of ontbrekende verplichte gegevens): €25 tot €250 per factuur naargelang het om een eerste, tweede of latere overtreding gaat, met een plafond dat oploopt van €500 tot €5.000. Die oudere boete kan ook een verkeerd opgemaakte e-factuur treffen.

De FOD Financiën hanteerde in het eerste kwartaal van 2026 een tolerantieperiode voor wie kon aantonen dat de voorbereiding liep. Die periode is voorbij.

Hoe koppel je je eigen software aan Peppol?

Rechtstreeks op het Peppol-netwerk aansluiten is voor een kmo geen realistische optie, dus het verkeer loopt via een erkend toegangspunt (access point). Voor maatwerksoftware komt een koppeling in de praktijk neer op drie stukken werk: uitgaande facturen omzetten en versturen, inkomende facturen verwerken, en je onderneming registreren en controleren.

Uitgaand: je software zet elke factuur om naar Peppol BIS (UBL) en stuurt ze via de API van een access point de deur uit.
Inkomend: aankoopfacturen komen via datzelfde toegangspunt binnen en stromen automatisch door naar je administratie of boekhoudpakket.
Registratie en controle: je onderneming wordt op het netwerk geregistreerd en je controleert via een dienst als Peppolcheck of alles bereikbaar is.

Belgische access points met een degelijke API zijn onder meer Billit, Scrada, Flowin en Recommand. Voor een bestaande applicatie met een ordentelijk datamodel kost dit doorgaans enkele weken werk. Wie zijn facturatie nog in Excel bijhoudt, kan de Peppol-verplichting aangrijpen om dat proces in één beweging deftig te digitaliseren, vaak als onderdeel van een breder traject rond interne tools op maat.

Bestaat er fiscale steun voor de overstap?

Ja, deels. Kleine kmo's en zelfstandigen die met abonnementsformules werken, mogen de kosten van facturatiesoftware aan 120% aftrekken, een tijdelijke maatregel van 2024 tot en met 2027. Daarnaast bestaat sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen.

De ontwikkeling van een koppeling op maat valt daar niet zomaar onder, dus vraag het na bij je boekhouder voor je erop rekent. Wil je weten welke andere kanalen er voor software bestaan, dan loont de kmo-portefeuille een blik.

Wat komt er in 2028 bovenop?

Vanaf 2028 wil België near-real-time e-reporting invoeren: factuurgegevens stromen dan vrijwel meteen naar de fiscus via een vijfhoeksmodel op Peppol, en dat vervangt de jaarlijkse klantenlisting. Voorlopig staat dit alleen in het regeerakkoord en de officiële FAQ; in Belgische wetgeving is het nog niet gegoten.

Bouw je vandaag een koppeling, zorg dan dat je factuurdata proper en gestructureerd zit. Dan is 2028 een update in plaats van een tweede project.

Hoever staat de rest van België?

Begin maart 2026 stond ongeveer 83% van de Belgische ondernemingen op Peppol, goed voor bijna een miljoen bedrijven (OECCBB). Wie nu nog niet aangesloten is, zit dus bij de laatste 17%. Klanten hebben bovendien sinds 1 januari 2026 het recht om facturen te weigeren die niet via Peppol binnenkomen.

Draait jouw facturatie in eigen software of ergens tussen Excel en een verouderd pakket in? Beschrijf ons hoe je vandaag factureert en je krijgt een eerlijk beeld van wat een Peppol-koppeling kost en hoelang ze duurt. Past het niet binnen die paar weken, dan zeggen we dat ook.

Veelgestelde vragen

Telt een pdf-factuur per mail nog mee?: Nee. Een pdf die je per mail verstuurt, geldt niet als gestructureerde elektronische factuur. Je facturen moeten via het Peppol-netwerk de deur uit en binnenkomen, in een formaat als Peppol BIS (UBL). Het oude vangnet Hermes, dat e-facturen voor je omzette naar pdf, bestaat niet meer.
Moet ik zelf rechtstreeks op het Peppol-netwerk aansluiten?: Voor een kmo is dat geen realistische optie. Het verkeer loopt via een erkend toegangspunt, een access point, dat je eigen software via een API aanspreekt. Belgische partijen als Billit, Scrada, Flowin en Recommand bieden zo'n toegangspunt aan.
Hoelang duurt een Peppol-koppeling voor bestaande maatwerksoftware?: Voor een bestaande applicatie met een ordentelijk datamodel reken je doorgaans op enkele weken werk. Het werk valt uiteen in drie stukken: uitgaande facturen omzetten en versturen, inkomende facturen verwerken, en je onderneming registreren en controleren. Zit je data rommelig, dan loopt dat op.
Vallen kleine ondernemingen met btw-vrijstelling ook onder de verplichting?: Ja. Ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling moeten gestructureerd factureren via Peppol. Facturen aan particulieren blijven er wel buiten, net als enkele specifieke uitzonderingen. Twijfel je over jouw situatie, check het dan bij je boekhouder.